В ТК РФ появились новые статьи.

• Федеральным законом № 377-ФЗ от 22.11.2021 Трудовой кодекс РФ дополнили новыми статьями:

• 22.1 «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений»;
• 22.2 «Порядок организации перехода на электронный документооборот и приема на работу к работодателю, использующему электронный документооборот в сфере трудовых отношений»;
• 22.3 «Взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота в сфере трудовых отношений».

Кадровые документы можно оформлять в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.

Кто переходит на ЭДО.

Переход на кадровый ЭДО — добровольный как для работодателей, так и для сотрудников (но не для всех).

• Если работодатель решил ввести КЭДО, действующие сотрудники могут работать с документами по старинке. Если они не согласятся на электронное оформление, кадровые документы для них надо будет по-прежнему оформлять на бумаге.
• А вот у новых сотрудников, которые впервые начнут работать в следующем году, возможности игнорировать КЭДО не будет. Они обязаны принять это при условии, что такая система введена у работодателя. Новых сотрудников работодатели должны будут информировать о наличии в компании электронного документооборота:

• новые сотрудники, у которых на 31 декабря 2021 года уже есть трудовой стаж, при приеме на работу вправе дать согласие на взаимодействие с работодателем с помощью электронного документооборота;
• кого примут на работу после 31 декабря 2021 года без трудового стажа от них такое согласие получать не нужно.

• Если работодатель решил внедрить в компании КЭДО, он должен издать об этом нормативный акт, например, специальное положение. В этом документе должны быть отражены следующие сведения:

• об информационной системе, в которой будет идти КЭДО;
• порядок доступа к информационной системе работодателя;
• перечень электронных документов и категорий работников для КЭДО;
• срок уведомления работников о переходе ЭДО;
• дата введения ЭДО;
• сроки подписания работником электронных документов и ознакомления с ними;
• порядок проведения инструктажа работников по вопросам ЭДО;
• исключительные случаи, когда документы будут на бумаге;
• процедуры взаимодействия с профсоюзом.

Как идет обмен документами.

• Электронный документооборот (ЭДО) можно настроить и осуществлять с помощью следующих информационных систем:

• Единой цифровой платформы в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России» (доступ к ней, в том числе, можно получить и на портале госуслуг);
• через информационную систему работодателя, позволяющую обеспечить подписание электронного документа, его хранение, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений.

Не все кадровые документы можно оформлять электронно.

• В ТК РФ есть перечень документов, которые НЕЛЬЗЯ составить в электронном виде. Это такие документы:

• трудовая книжка;
• сведения о трудовой деятельности работников (СТД-Р);
• акт о несчастном случае на производстве № Н1;
• приказ об увольнении работника;
• журнал инструктажей по охране труда.

• Вот примерный список документов, которые МОЖНО составлять в электронном виде:

• трудовой договор;
• договор о материальной ответственности;
• ученический договор;
• договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
• приказ о применении дисциплинарного взыскания;
• уведомление об изменении условий трудового договора.

Обратите внимание! Единые требования к формату электронных кадровых документов введут с 1 марта 2023 года.

Электронная подпись.

• Требования к подписи сотрудников и работодателей разные. Может использоваться усиленная квалифицированная подпись (УКЭП) и неквалифицированная электронная подпись (УНЭП).