Будьте готовы к тому, что работы станет больше. Бумажные книжки потребуется перевести в электронный формат. И с этой целью уже в начале года Вы впервые сдадите в ПФР сведения о трудовой деятельности.
Пошаговый алгоритм работодателя при переходе на электронные трудовые книжки.
Шаги |
Разъяснения |
Заключите соглашение с ПФР. |
В ноябре 2019 года региональными управлениями ПФР компаниям были разосланы письма, в которых предлагалось заключить соглашения об электронном обмене новыми документами о трудовой деятельности. Но многие поспешно отказались подписывать такие соглашения, считая, что фонд перекладывает на них свои обязанности. Такой шаг был опрометчив. Соглашение необходимо тем, кто с 2020 года будет передавать в ПФР сведения о трудовой деятельности работников в электронном виде. Для этого вводится новая форма отчета СЗВ-ТД. Такой отчет впервые придется сдавать уже в феврале 2020 года. Так что если Ваш фонд предлагает заключить новое соглашение, не откладывайте это и сделайте прямо сейчас. |
Уведомите работников о новых правилах. |
До 1 июля 2020 года компании должны уведомить сотрудников о том, что: * сведения о трудовом стаже теперь будет хранить ПФР в электронном виде; * работники вправе выбрать, как работодатель будет вести трудовые книжки. Если работники захотят сохранить бумажную трудовую, то работодатель должен продолжать заполнять книжку, как раньше, но при этом будет отправлять и электронные сведения в ПФР. Фактически всю информацию фирмы будут дублировать из трудовой книжки в фонд. О новых правилах сообщите всем работникам компании, в т. ч. дистанционным, если заполняете на них трудовые книжки (ст. 312.2 ТК РФ). Не забудьте о тех, кто долго отсутствует в офисе: декретницах, молодых мамах, сотрудниках в отпусках за свой счет. Извещать подрядчиков-физлиц о новых правилах не нужно. Они работают по гражданско-правовому договору, и трудовые книжки на них Вы не заполняете. Разработайте бланк уведомления сами, т. к. унифицированной формы нет. Не затягивайте с уведомлением, отправьте его в начале 2020 года. Тогда у работников будет целый год, чтоб принять верное решение. До конца 2020 года работники должны подать письменное заявление работодателю о том, в каком виде они хотели бы, чтобы на них вели документы - обычную трудовую или выдавали сведения о работе по форме СЗИ-ТД. В уведомлении ПОПРОСИТЕ работников принять решение и подать заявление в конкретный месяц. Например, в феврале или марте. Если сотрудники согласятся, то Вам будет намного легче сразу обработать все заявления, а дальше заниматься только новичками. Но давить на персонал и требовать быстрого принятия решения - Вы не можете. Физлицо вправе определиться с порядком до конца 2020 года. Распечатайте уведомление в 2-х экземплярах. Один экземпляр отдайте работнику, а второй с его подписью оставьте себе. Если работник заявит, что не получал уведомление, у Вас будет доказательство того, что Вы письменно предупреждали об изменениях. Если Вам удастся убедить сотрудников отказаться от бумажных трудовых, то с 2021 года Вам не придется делать двойную работу. И тогда в начале 2021 года Вы передадите бумажную трудовую работнику и будете лишь отправлять электронные сведения в ПФР. |
Разработайте бланки заявлений. |
Сделайте единые шаблоны заявлений для сотрудников и разошлите их вместе с уведомлением. Это нужно для того, чтобы не проверять за каждым работником результат его решения. Каждый выберет подходящий вариант в зависимости от того, оставляет он бумажную трудовую книжку или нет. Заявление о сохранении трудовой книжки. Заявление об отказе от трудовой книжки. |
Проверьте бумажные трудовые книжки перед переходом на электронный формат. |
Перед переходом на электронный формат трудовых книжек проверьте, правильно ли они заполнены. Все недочеты, которые найдете, исправьте. Если вовсе не заполняли книжку, внесите записи сейчас. С 2020 года любые кадровые изменения придется отражать в новом отчете СЗВ-ТД. Дополните личные сведения. Титульный лист трудовой книжки должен содержать верные сведения о сотруднике. Исправьте фамилию, если работница вышла замуж и сменила ее. Зачеркните старую и рядом впишите новую фамилию. На внутренней стороне обложки укажите, на основании какого документа внесли правки, поставьте дату, подпись и печать компании. Неверные личные сведения о сотруднике также исправьте в личной карточке. Если работник получил дополнительное образование, старую запись не зачеркивайте. Просто впишите новые сведения рядом. Вы должны указать все специальности через запятую, которые есть у сотрудника. Если они не помещаются, пусть работник в заявлении укажет, какие специальности внести в трудовую книжку. Исправьте сведения о работе. В разделе "Сведения о работе" ничего зачеркивать нельзя. Если нашли ошибку, укажите, что признаете запись недействительной, а затем впишите верный текст. Например, если Вы обнаружили, что вписали краткое название фирмы, исправьте запись. Строкой ниже в графе 3 укажите "Запись о наименовании организации недействительная". Далее укажите полное наименование компании, а в скобках - краткое. Проверьте, чтобы должности в трудовой были без сокращения. Если нашли неполную запись, исправьте ее. Например, Вы вместо "менеджер по продажам" написали "менеджер". Тогда строкой ниже поставьте порядковый номер и текущую дату. В графе 3 напишите так: "Запись за № 20 недействительна. Принят на должность менеджера по продажам". В графе 4 укажите реквизиты приказа о приеме на работу. Внесите пропущенные записи. Чаще всего в трудовой книжке забывают отразить перевод работника на другую должность или в другое подразделение. Пропущенную запись внесите сразу, как обнаружили. После крайней записи поставьте следующий порядковый номер и текущую дату. В самой записи о переводе укажите дату перевода. Например, так: "Переведен с 01.08.2019 на должность главного бухгалтера". В графе 4 укажите реквизиты приказа о переводе. Работу по совместительству отражать в трудовой книжке не обязательно (ст. 66 ТК РФ). Сделайте запись, если этого хочет работник. Запись о внешнем совместительстве внесите на основании приказа, который должен принести совместитель со второго места работы. |
Поменяйте кадровые документы. |
Проверьте внутренние документы компании, где прописан порядок работы с трудовыми книжками. В правилах внутреннего трудового распорядка обновите разделы "Прием на работу" и "Выдача сведений о трудовой деятельности". Формулировки возьмите из новой ст. 66.1 ТК РФ (в ред. Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Обновите раздел "Прием на работу" в правилах внутреннего распорядка. Обновите раздел об обязанностях работодателя.
|
Ответы на часто задаваемые вопросы об электронных трудовых книжках.
· Где гарантия, что ПФР не потеряет сведения о стаже?
Гарантий никаких нет. Но ПФР заверяет, что имеет высокий уровень защиты информационных систем. Взломать систему, изменить или уничтожить данные практически невозможно. ПФР хранит сведения о стаже в отдельных разделах на индивидуальных счетах работников. Вся информация с лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.
· Как можно подтвердить места работы без трудовой?
Сведения о трудовом стаже физлицо может подтвердить:
* в электронном виде: у работодателя, через личный кабинет ПФР или на сайте госуслуг;
* на бумаге: у работодателя, в ПФР или МФЦ.
По заявлению работника компания выдаст сведения в течение 3-х рабочих дней. Электронный формат будет подписан электронной подписью, а на бумажной версии поставят «живую» подпись.
· Какие сведения попадут в электронную книжку?
С 2020 года бухгалтер будет направлять в ПФР сведения, которые заносит в бумажную трудовую. В электронные сведения войдет следующая информация:
* о физлице, как о работнике;
* о приеме на работу;
* о переводах на другую постоянную работу;
* об увольнении;
* об основаниях, по которым прекратили договор.
Значит, сведения в электронной книжке практически идентичны.
Как работодателю выдавать сведения при увольнении?
* Сотрудники с бумажной трудовой книжкой по-прежнему будут получать ее при увольнении.
* У всех сотрудников должна быть электронная возможность:
- запрашивать сведения о трудовой деятельности;
- направлять работодателю заявление на электронную почту.
* Ответ работодателя на электронный запрос должен быть сделан не позднее 3-х рабочих дней. А сведения нужно выдать в день увольнения.
* Предоставляйте работнику сведения только о работе в Вашей компании. Информацию о работе в других компаниях сотрудник сможет получить в МФЦ, на портале госуслуг или в личном кабинете на сайте ПФР.
Обратите внимание!Минтруд разработал новую форму СТД-Р, которую работодатели будут выдавать работникам при увольнении, если те откажутся от бумажной трудовой книжки.
Какие документы требовать при приеме на работу?
* При найме сотрудников в 2020 году требуйте бумажные трудовые книжки. Тем, кто впервые устроится на работу, заведите трудовую по старым правилам.
* Сотрудникам, которые будут устраиваться на работу после 1 января 2021 года впервые, бумажные трудовые книжки НЕ заводите. У них будет только электронный трудовой стаж.
* Остальные сотрудники при приеме предъявят трудовую на бумаге, если захотели ее оставить, или сведения о трудовой деятельности, если от книжки на бумаге отказались.